Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Fakültemin Asistanı — Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Eğitim Fakültesi

Bu metin, Fakültemin Asistanı uygulamasının hangi kişisel verileri işlediğini, bu verileri neden işlediğini, kimlerle paylaştığını ve ne kadar süreyle sakladığını açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu

Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dekanlığı
Terzioğlu Yerleşkesi, Çanakkale
İletişim: mozdemir17@gmail.com

2. İşlenen kişisel veriler ve amaçları

Veri	Amaç	Hukuki sebep (KVKK md. 5)
Ziyaretçi adı ve soyadı, kurumu/birimi, telefon, e-posta	Makam randevusunun oluşturulması, onaylanması ve ilgilisine bildirilmesi	İlgili kişinin talebi üzerine sözleşmenin/iş ilişkisinin kurulması ve veri sorumlusunun meşru menfaati
Görüşme konusu ve görüşme sonucu notu	Randevunun hazırlığı ve kurumsal iş takibi	Veri sorumlusunun meşru menfaati
Randevu tarihi, saati, yeri	Takvim yönetimi ve çakışma denetimi	Veri sorumlusunun meşru menfaati
Kullanıcı hesabı bilgileri (ad, e-posta, rol, oturum kayıtları)	Yetkilendirme, erişim denetimi ve güvenlik kaydı	Hukuki yükümlülük ve meşru menfaat
Akademik personele ait ders programı ve iletişim bilgileri	Danışma hizmetinin yürütülmesi ve randevu çakışma uyarısı	Veri sorumlusunun meşru menfaati

Özel nitelikli kişisel veri işlenmez. Sistem sağlık, inanç, etnik köken, siyasi görüş, sendika üyeliği ve benzeri özel nitelikli verileri toplamaz; bu tür veriler serbest metin alanlarına da yazılmamalıdır.

3. Google hesabı verilerinin kullanımı

Dekanlık makam randevularının Google Takvim ile eşitlenebilmesi için kullanıcı, kendi Google hesabına erişim izni verebilir. Bu izin isteğe bağlıdır ve verilmediğinde uygulamanın diğer işlevleri aynen çalışır.

İstenen yetki

Uygulama yalnızca tek bir yetki kapsamı ister:

https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

Bu kapsam yalnızca takvim etkinliklerini okuma ve yazma yetkisi verir. Uygulama; Gmail iletilerinize, Drive dosyalarınıza, kişi listenize, takvim ayarlarınıza veya hesabınızın geri kalanına erişmez ve bu yetkileri istemez.

Google'a hangi bilgi gönderilir

Randevunun tarihi ve saati
Randevunun yeri
Ziyaretçinin adı (etkinlik başlığında)

Görüşme konusu, görüşme sonucu notu, telefon numarası ve e-posta adresi Google'a gönderilmez. Ziyaretçi, Google etkinliğine katılımcı olarak eklenmez; dolayısıyla adı ve adresi başka kişilere açılmaz.

Google'dan hangi bilgi okunur

Uygulama, yalnızca randevu ekranında görüntülenen tarih aralığındaki etkinliklerin kimliğini, başlangıç/bitiş saatini ve silinmiş olup olmadığını okur. Bu okuma; takvimden silinen bir randevunun sistemde de iptal edilmesi ve saati değiştirilen bir randevunun güncellenmesi içindir. Etkinlik içerikleri saklanmaz, analiz edilmez ve üçüncü kişilere aktarılmaz.

Yetkinin saklanması ve geri alınması

Google'ın verdiği yenileme anahtarı veritabanında şifrelenmiş olarak saklanır.
Kullanıcı, uygulamadaki "Bağlantıyı kes" düğmesiyle izni istediği an kaldırabilir.
İzin ayrıca Google hesabı ayarlarındaki Üçüncü taraf uygulamalar bölümünden de geri alınabilir.
Bağlantı kesildiğinde takvimde daha önce oluşmuş etkinlikler silinmez; yalnızca eşitleme durur.

Sınırlı Kullanım beyanı

Fakültemin Asistanı'nın Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dâhil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur.

Fakültemin Asistanı's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Buna bağlı olarak Google hesabınızdan alınan veriler; reklam amacıyla kullanılmaz, üçüncü kişilere satılmaz, veri aracılarına aktarılmaz ve yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz.

4. Telefon bildirimleri

Kullanıcı, randevu ekranından telefonuna bildirim gönderilmesini açabilir. Bu isteğe bağlıdır ve açılmadığında sistemin diğer işlevleri aynen çalışır.

Ne saklanır

Bildirim açıldığında tarayıcının verdiği üç bilgi saklanır: push servisindeki adres, cihazın açık anahtarı ve bir doğrulama sırrı. Bunlar kimlik bilgisi değildir; yalnızca o cihaza ulaşmaya yarar.

Bildirimde ne yazar

⚠ Görüşme konusu bildirime yazılmaz. Bildirim telefon kilitliyken ekrana düşer ve yanınızdaki kişiye de görünür. Bu yüzden bildirimde yalnızca ne olduğu, saat ve ziyaretçinin adı bulunur — Google Takvim etkinliğindeki kuralın aynısı.

Bildirim içeriği uçtan uca şifrelenir (RFC 8291): push servisi dâhil aradaki hiçbir sunucu metni okuyamaz, yalnızca hedef cihaz çözebilir.

Kapatma

Randevu ekranındaki "Bu cihazda kapat" düğmesi aboneliği siler.
Tarayıcı ayarlarından bildirim izni geri alınabilir; sistem bunu fark ettiğinde kaydı kendiliğinden siler.

5. E-posta bildirimleri

Randevu oluşturulduğunda, onaylandığında veya iptal edildiğinde ilgili kişilere e-posta gönderilir. Gönderim, Google'ın SMTP altyapısı üzerinden yapılır. E-postanın içeriğinde randevunun tarihi, saati, yeri ve tarafların adları yer alır.

6. Öğrencinin kendi bıraktığı randevu talebi

Öğrenciler /randevu adresinden, oturum açmadan doğrudan randevu talebi bırakabilir. Bu bölüm yalnızca o akış için geçerlidir ve verinin doğrudan ilgili kişiden toplandığı tek bölümdür.

6.1. Toplanan veriler

Veri	Nereden	Niçin
Öğrenci numarası	Öğrencinin kendisi	Kurum öğrencisi olduğunun doğrulanması
Kurumsal öğrenci e-posta adresi	Öğrenci numarasından türetilir	Doğrulama kodunun gönderilmesi ve sonucun bildirilmesi
Ad soyad	Öğrencinin kendisi	Görüşmenin kiminle yapılacağının bilinmesi
Bölüm / program (isteğe bağlı)	Öğrencinin kendisi	Görüşmeye hazırlık
Görüşme konusu (en çok 200 karakter)	Öğrencinin kendisi	Görüşmeye hazırlık
Tercih edilen gün ve yarım gün	Öğrencinin kendisi	Randevu saatinin belirlenmesi

⚠ Hassas veri istenmez. Görüşme konusu alanının yanında, sağlık durumu ve disiplin/ceza süreci gibi özel nitelikli kişisel verilerin yazılmaması gerektiği açıkça belirtilir. Bu alan kısa tutulmuştur. Yine de yazılan bir bilgi, aşağıdaki saklama süresine tabidir.

6.2. Doğrulamanın anlamı ve sınırı

Doğrulama kodu, öğrenci numarasından türetilen kurumsal e-posta adresine gönderilir. Kodun girilmesi, o e-posta kutusuna erişildiğini, dolayısıyla öğrenci numarasının doğruluğunu kanıtlar.

⚠ Kimlik doğrulaması değildir. Sistem, kodu giren kişinin numaranın sahibi olduğunu varsayar; ad soyad alanı serbest metindir ve öğrenci bilgi sistemiyle karşılaştırılmaz. Panelde bu kayıtlar "numarası doğrulanmış" olarak işaretlenir, "kimliği doğrulanmış" olarak değil.

6.3. Doğrulama kodları

Kod düz metin olarak saklanmaz; tuzlanmış özeti tutulur ve karşılaştırma sabit zamanlı yapılır.
Kod 10 dakika geçerlidir ve bir kez kullanılabilir.
Art arda 5 hatalı denemeden sonra numara bir süre kilitlenir.
Doğrulama kayıtları, talebin kaydıyla aynı süre saklanır.

6.4. Hukuki sebep

Talebin alınması ve sonuçlandırılması, Dekanlığın kamu görevinin yerine getirilmesi kapsamındadır. Formda ayrıca açık bir onay kutusu bulunur; öğrenci bu metni onaylamadan talep gönderemez.

⚠ Bu nitelendirme hukuk müşavirliği onayına tabidir. Metin, sistemin fiilen ne yaptığını doğru anlatmak üzere yazılmıştır; hukuki sebebin nihai nitelendirmesi kurumun hukuk birimince yapılır.

6.5. Öğrenciye ne gösterilir

Öğrenciye yalnızca kendi talebi gösterilir. Dekanın takvimi, boş/dolu saatleri, diğer randevuları ve günlük yoğunluğu öğrenci arayüzünden hiçbir şekilde görünmez; öğrenci saat seçmez, yalnızca tercih ettiği günü ve yarım günü bildirir. Talep durumu sayfasına, tahmin edilemez tek kullanımlık bir bağlantı ile erişilir.

6.6. Yanıtlanmayan talep

Belirlenen iş günü içinde yanıtlanmayan talep kendiliğinden kapanır ve öğrenciye bu durum e-posta ile bildirilir. Cevapsız bırakılan talep yoktur.

7. Saklama süreleri

Onaylanan randevu kayıtları: randevu tarihinden itibaren 365 gün. Süre dolduğunda kayıt silinir.
Reddedilen, düşen veya iptal edilen talepler: karar tarihinden itibaren 365 gün. Gerçekleşmemiş bir görüşmenin randevu tarihi bulunmadığı için sayaç karardan işler.
Öğrenci doğrulama kayıtları: ilgili talebin kaydıyla birlikte silinir.
İşlem/denetim kayıtları: ilgili randevu kaydıyla birlikte silinir.
Kullanıcı hesapları: görev süresi boyunca; görev sona erdiğinde hesap kapatılır.
Google yetki anahtarı: bağlantı kesilene kadar; kesildiği anda silinir.

8. Aktarım ve yurt dışı aktarımı

⚠ Yurt dışına aktarım yapılmaktadır. Google Takvim eşitlemesi ve e-posta gönderimi kullanıldığında, yukarıda sayılan sınırlı veriler (tarih, saat, yer, ad) Google LLC'nin yurt dışındaki sunucularında işlenir. Bu aktarım KVKK md. 9 kapsamındadır. Google Takvim eşitlemesini kullanmak istemeyen kullanıcı bağlantıyı kurmayarak bu aktarımı tamamen önleyebilir.

Bunun dışında kişisel veriler; yalnızca kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, hukuki yükümlülük çerçevesinde aktarılabilir. Ticari amaçla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

9. Veri güvenliği

Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir.
Yönetim ekranlarına yalnızca kimliği doğrulanmış ve yetkilendirilmiş kullanıcılar erişebilir; roller yetkiyi gerektiği kadarla sınırlar.
Google yetki anahtarları veritabanında şifrelenmiş saklanır.
Bir randevunun kararını yalnızca randevunun muhatabı verebilir.

10. İlgili kişinin hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi yukarıdaki iletişim adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

11. Değişiklikler

Bu metin, uygulamanın işlevleri değiştikçe güncellenir. Güncel sürüm her zaman bu adreste yayımlanır.